PMI - Sistemi e soluzioni turistico alberhiere

La Pmi si incarica di organizzare / gestire nell'ambito di uno o più eventi / manifestazioni tutta la procedura del "Servizio Accrediti", che a titolo esemplificativo si può dividere in tre fasi.

Nella  fase “PRE EVENTO” (la principale) si  procede all’impostazione dei principi guida della  gestione degli accrediti in cui si stabiliscono, con la collaborazione del CO:

• gli obiettivi/ target e segmenti di mercato da raggiungere per dare la maggiore risonanza possibile alla manifestazione;
• il piano di lavoro riguardante la logistica, la  suddivisione dei siti in aree con accessi stabiliti in base al ruolo dell’accreditato;
• la gestione dei dati, le comunicazioni interne, etc.;
• l’impostazione/ layout dei moduli di richiesta e dei pass di accredito

Successivamente seguirà la ridefinizione del progetto in base alle richieste provenienti dai vari enti promotori.  ed in particolare si provvederà a:

• predisporre un formulario di accredito standard, utilizzabile per gli accrediti on-line;
• creare una banca dati “dinamica” aggiornata, compatibile con Internet ed utilizzabile per le operazioni di marketing, mailing, statistiche, etc. che si rendono di volta in volte necessarie (il CO.  potrà comunicare quali sono le statistiche/ informazioni che è interessato ad avere);
• preparare dei link nei siti Internet delle località coinvolte nell’evento per raggiungere la pagina riservata ai formulari per gli accrediti on-line;
• gestire i contatti e raccogliere le iscrizioni dei partecipanti utilizzando le varie possibilità disponibili: e-mail, fax, posta, SMS;
• assicurare il flusso delle informazioni (inviti, risposte, comunicati stampa, comunicazioni di servizio, informazioni last-minute per rinvii o annullamenti gare, etc.)  prima della manifestazione, durante e dopo (ad es.: con un’operazione di mailing per ringraziare gli intervenuti);
• verificare le dimensioni dei punti di ritrovo e delle aree ( catering, sala stampa, parcheggi, aree di hospitality) in base all’evolversi delle iscrizioni;
• predisporre e preparare le tessere di riconoscimento fornite dal CO, assegnando codici diversi a seconda dei settori a cui permettono di  accedere;
• preparare dei punti operativi in loco per il rilascio dei pass di accesso ai vari settori, la registrazione delle persone accreditate, e per il lavoro di front/back office;
• provvedere all’addestramento del personale di supporto fornito dal CO durante la manifestazione;
• fornire, a richiesta, personale specializzato in loco durante la manifestazione e l’hardware necessario per supportare il lavoro di tutto il team responsabile degli accrediti.

Lo scopo è arrivare all’inizio della manifestazione con un team ed un’organizzazione in grado di assicurare una procedura di accredito rapida e precisa,  capace di ridurre al minimo i tempi di attesa e di indirizzare ogni persona in base al ruolo (spettatore, giornalista, giudice, etc.) verso i settori di propria competenza.